Eingaben, Einheiten und Datenbasis
Diese Tabelle zeigt, welche Angaben der Rechner verarbeitet, welches Format erwartet wird und welche Grenzen für die Eingabe gelten.
| Eingabe | Format | Bereich | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| Volle Reisetage (24 Std.) | Zahlenwert in Tage | 0 bis 300 Tage | Fließt als eigener Wert in die auf dieser Seite beschriebene Berechnung ein. |
| An-/Abreisetage bzw. Tage > 8 Std. | Zahlenwert in Tage | 0 bis 300 Tage | Fließt als eigener Wert in die auf dieser Seite beschriebene Berechnung ein. |
| Gestellte Frühstücke | Zahlenwert in Anzahl | 0 bis 300 Anzahl | Fließt als eigener Wert in die auf dieser Seite beschriebene Berechnung ein. |
| Gestellte Mittag-/Abendessen | Zahlenwert in Anzahl | 0 bis 600 Anzahl | Fließt als eigener Wert in die auf dieser Seite beschriebene Berechnung ein. |
Weiterführende Grundlage: Bundesarbeitsministerium – Arbeit und Arbeitsrecht. Werte, die von Vertrag, Ort, Tarif oder Messung abhängen, tragen Sie selbst ein.
Die Pauschalen im Inland
| Abwesenheit | Pauschale/Tag |
|---|---|
| mehr als 8 Stunden | 14 € |
| An- und Abreisetag (mehrtägige Reise) | je 14 € (ohne Mindestdauer) |
| volle 24 Stunden | 28 € |
Maßgeblich ist die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze (z. B. Paris 58 €, Zürich 66 €).
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Zahlt der Arbeitgeber oder Veranstalter Mahlzeiten (Hotel-Frühstück, Konferenz-Lunch), wird die Tagespauschale gekürzt – bezogen auf den 28-€-Satz:
- Frühstück: −20 % = 5,60 €
- Mittagessen: −40 % = 11,20 €
- Abendessen: −40 % = 11,20 €
Werden alle drei gestellt, bleibt von der Pauschale nichts übrig (aber nie negativ).
Erstattung vom Chef oder Steuererklärung?
Zwei Wege: Der Arbeitgeber erstattet die Pauschalen steuerfrei (üblich bei Dienstreisen) – oder Sie setzen sie als Werbungskosten in der Steuererklärung an, soweit der Arbeitgeber nichts zahlt. Wichtig für Monteure, Fahrer, Projektarbeiter: Auch die tägliche Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung zählt (ab 8 Std. = 14 €/Tag). Bei längerfristigem Einsatz an derselben auswärtigen Stelle endet der Anspruch nach 3 Monaten.
Auslands-Tagegelder: Beispiele 2025/26
| Land/Stadt | voller Tag | An-/Abreise |
|---|---|---|
| Österreich | 50 € | 33 € |
| Frankreich (Paris) | 58 € | 39 € |
| Schweiz (Genf) | 66 € | 44 € |
| USA (New York) | 66 € | 44 € |
| Polen (Warschau) | 40 € | 27 € |
| Indien (Mumbai) | 50 € | 33 € |
Maßgeblich ist das Land, das vor Mitternacht zuletzt erreicht wurde – die vollständige BMF-Ländertabelle wird jährlich neu veröffentlicht. Kürzungen für gestellte Mahlzeiten gelten prozentual vom jeweiligen Landessatz.
Dreimonatsfrist meistern: die Unterbrechungs-Regeln
Die Pauschalen enden nach 3 Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte – aber die Frist startet neu nach einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen, egal aus welchem Grund (Urlaub, Krankheit, anderes Projekt!). Praxisrelevant für Projektarbeiter und Berater: Ein 4-wöchiger Einsatz beim anderen Kunden „resettet“ den Zähler vollständig. Ebenfalls wichtig: Die Frist gilt je Tätigkeitsstätte – wer an 2–3 Standorten rotiert, ohne einer davon dauerhaft zugeordnet zu sein, sammelt an jedem separat. Und: An Tagen ohne Übernachtung zählt die 8-Stunden-Abwesenheit von der Wohnung UND der ersten Tätigkeitsstätte – Homeoffice-Tage mit Kundentermin ab 8 h bringen also auch 14 €.
Vollständiges Rechenbeispiel für Verpflegungsmehraufwand-Rechner
Ein belastbares Ergebnis zum Verpflegungsmehraufwand-Rechner beginnt mit nachvollziehbaren Eingaben. Für dieses Beispiel zum Verpflegungsmehraufwand-Rechner gelten die voreingestellten Werte und dieselbe Rechenfunktion wie im Formular.
| Eingabe | Beispielwert | Rolle in der Berechnung |
|---|---|---|
| Volle Reisetage (24 Std.) | 3 Tage | Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner wird „Volle Reisetage (24 Std.)“ als eigenständiger Zahlenwert verarbeitet. Zulässig sind 0 bis 300 Tage. |
| An-/Abreisetage bzw. Tage > 8 Std. | 2 Tage | Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner wird „An-/Abreisetage bzw. Tage > 8 Std.“ als eigenständiger Zahlenwert verarbeitet. Zulässig sind 0 bis 300 Tage. |
| Gestellte Frühstücke | 2 Anzahl | Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner wird „Gestellte Frühstücke“ als eigenständiger Zahlenwert verarbeitet. Zulässig sind 0 bis 300 Anzahl. |
| Gestellte Mittag-/Abendessen | 0 Anzahl | Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner wird „Gestellte Mittag-/Abendessen“ als eigenständiger Zahlenwert verarbeitet. Zulässig sind 0 bis 600 Anzahl. |
Mit diesen Angaben lautet die Hauptausgabe 100,8 €. Für den Verpflegungsmehraufwand-Rechner gilt in diesem Musterlauf: Steuerfrei erstattbar bzw. Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner gilt außerdem: als Werbungskosten absetzbar. Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner gilt außerdem: Kürzungen: Frühstück −5,60 €, Mittag-/Abendessen −11,20 € je Mahlzeit.
- Volle Tage (28 €): 84
- An-/Abreisetage (14 €): 28
- Kürzung Mahlzeiten: -11,2
Vergleichslauf: „Volle Reisetage (24 Std.)“ verändern
Beim Vergleich zum Verpflegungsmehraufwand-Rechner bleibt jede Eingabe unverändert; nur Volle Reisetage (24 Std.) wird angepasst. Am Verpflegungsmehraufwand-Rechner wird dadurch sichtbar, ob dieser Wert die Hauptausgabe, einen Schwellenwert oder nur eine Zusatzangabe verändert.
| Rechenlauf | Volle Reisetage (24 Std.) | Ausgabe |
|---|---|---|
| Ausgangswert | 3 Tage | 100,8 € |
| Vergleichswert | 4 Tage | 128,8 € |
Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner entsteht der gezeigte Unterschied ausschließlich durch die geänderte Eingabe. Für eigene Varianten des Verpflegungsmehraufwand-Rechner sollten Sie ebenfalls nur einen Wert je Rechenlauf ändern.
Ergebnis des Verpflegungsmehraufwand-Rechner prüfen: vier Kontrollen
Der Verpflegungsmehraufwand-Rechner kann nur die Angaben verarbeiten, die tatsächlich eingetragen wurden. Vor einer Entscheidung sind deshalb vier Kontrollen sinnvoll:
- Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner: Arbeitsvertrag, Abrechnung und maßgeblichen Zeitraum nebeneinanderlegen.
- Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner: Einmalzahlungen, Zuschläge und unbezahlte Zeiten getrennt behandeln.
- Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner: Tarifliche oder betriebliche Sonderregeln nicht aus Durchschnittswerten ableiten.
- Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner: Das Ergebnis vor einer Lohn- oder Personalentscheidung mit den Originalunterlagen abgleichen.
Der erste Kurztest für Verpflegungsmehraufwand-Rechner ist die Größenordnung: Passt die Ausgabe zu den eingegebenen Mengen, Zeiten oder Beträgen? Danach folgen Einheit und Zeitraum. Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner ist erst der dritte Schritt ein weiteres Szenario oder der Abgleich mit einer externen Unterlage. Eine auffällige Abweichung im Verpflegungsmehraufwand-Rechner verlangt eine Kontrolle der Eingaben und Annahmen; sie beweist für sich allein keinen Formel- oder Programmfehler.
Referenzdaten für den Verpflegungsmehraufwand-Rechner
Die Referenztabelle des Verpflegungsmehraufwand-Rechner bildet das veröffentlichte Formular vollständig ab. Sie zeigt keine erfundenen Durchschnittswerte: Der Beispielwert stammt aus der Voreinstellung, der zulässige Bereich aus der Felddefinition und die Bedeutung aus dem Rechenweg dieser Seite.
| Eingabe | Beispielwert | Zulässige Werte | Wirkung im Verpflegungsmehraufwand-Rechner |
|---|---|---|---|
| Volle Reisetage (24 Std.) | 3 Tage | 0 Tage bis 300 Tage | Volle Reisetage (24 Std.) bestimmt beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner den Zeitraum oder den zeitlichen Bezug. |
| An-/Abreisetage bzw. Tage > 8 Std. | 2 Tage | 0 Tage bis 300 Tage | An-/Abreisetage bzw. Tage > 8 Std. bestimmt beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner den Zeitraum oder den zeitlichen Bezug. |
| Gestellte Frühstücke | 2 Anzahl | 0 Anzahl bis 300 Anzahl | Gestellte Frühstücke wird beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner als eigenständiger Eingabewert verarbeitet. |
| Gestellte Mittag-/Abendessen | 0 Anzahl | 0 Anzahl bis 600 Anzahl | Gestellte Mittag-/Abendessen wird beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner als eigenständiger Eingabewert verarbeitet. |
Für den Verpflegungsmehraufwand-Rechner müssen Arbeitszeit, Vergütung und Abrechnungszeitraum zusammenpassen. Vertragliche Monatswerte sind von tatsächlich geleisteten Stunden zu trennen.
Prüfbare Szenarien zum Verpflegungsmehraufwand-Rechner
Die folgende Tabelle wurde mit derselben Funktion erzeugt, die nach dem Klick auf „Jetzt berechnen“ läuft. Beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner wird für einen Vergleich immer nur die genannte Angabe geändert. So lässt sich erkennen, ob die Ausgabe proportional, stufenweise oder durch eine Mindest- beziehungsweise Höchstgrenze reagiert.
| Szenario | Veränderte Angabe | Berechnete Ausgabe |
|---|---|---|
| Voreinstellung | Formularwerte wie beim ersten Öffnen | 100,8 € |
| Niedrigerer Vergleich | Volle Reisetage (24 Std.): 2 Tage | 72,8 € |
| Höherer Vergleich | Volle Reisetage (24 Std.): 4 Tage | 128,8 € |
Der Basislauf des Verpflegungsmehraufwand-Rechner ergibt 100,8 €. Steuerfrei erstattbar bzw. als Werbungskosten absetzbar. Kürzungen: Frühstück −5,60 €, Mittag-/Abendessen −11,20 € je Mahlzeit. Für den eigenen Kontrolllauf eignet sich besonders „Volle Reisetage (24 Std.)“: Ändern Sie nur dieses Feld und vergleichen Sie anschließend den vollständigen Ergebnisblock.
Grenzen, Quellen und Datenstand beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner
Der Verpflegungsmehraufwand-Rechner verarbeitet nur die oben genannten Eingaben. Nicht automatisch enthalten: Nur Inlandspauschalen; für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze des Bundesfinanzministeriums. Keine Übernachtungs- und Fahrtkosten und keine Dreimonatsfrist bei längerer Tätigkeit an derselben Stelle
Die Links sind nach ihrer Rolle gekennzeichnet. „Rechtsgrundlage“ oder „Berechnungsregel“ bezeichnet eine konkrete Vorgabe; „Einordnung“ ist eine weiterführende Fachstelle und kein Beleg dafür, dass jeder dort veröffentlichte Wert Teil der Formel des Verpflegungsmehraufwand-Rechner ist.
- Bundesarbeitsministerium – Arbeit und ArbeitsrechtArbeitsrecht einordnen
- Statistisches Bundesamt – Verdienste nach BranchenVerdienste einordnen
Prüfreihenfolge: Zuerst Eingaben und Einheiten des Verpflegungsmehraufwand-Rechner kontrollieren, danach den Rechenweg mit einem Szenario testen und erst anschließend Bescheid, Vertrag, Abrechnung oder eine andere passende Originalunterlage oder eine zuständige Fachstelle heranziehen. Bei rechtlichen, medizinischen, steuerlichen oder statischen Entscheidungen reicht eine Online-Berechnung allein nicht aus.
Das Ergebnis dient der Orientierung. Bei gesetzlichen, finanziellen, medizinischen oder baulichen Entscheidungen sind der Einzelfall und die zuständige Fachstelle maßgeblich.
Häufige Fragen
Wie hoch sind die Spesen pro Tag?
Im Inland 14 € (über 8 Std. bzw. An-/Abreisetag) und 28 € (volle 24 Std.).
Was wird bei Hotel mit Frühstück abgezogen?
5,60 € pro Frühstück – bei Mittag- oder Abendessen je 11,20 €.
Bekomme ich Spesen auch ohne Übernachtung?
Ja – ab mehr als 8 Stunden Abwesenheit gibt es 14 €, z. B. für Monteure und Außendienst.
Wie lange gibt es Spesen am selben Einsatzort?
Längstens 3 Monate am Stück – eine Unterbrechung von 4 Wochen startet die Frist neu.
Welcher Satz gilt bei Reisen durch mehrere Länder?
Der des Landes, das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wurde – am Rückreisetag der des letzten Tätigkeitsorts.
Wo finde ich alle Auslandssätze?
In der jährlichen BMF-Tabelle zu Auslandstage- und Übernachtungsgeldern – unser Rechner nutzt die Inlandssätze.
Wann beginnt die Dreimonatsfrist neu?
Nach jeder Unterbrechung von mindestens 4 Wochen – der Grund ist egal (Urlaub, Krankheit, anderes Projekt).
Gilt die Frist pro Kunde oder insgesamt?
Je Tätigkeitsstätte – wer zwischen mehreren Einsatzorten rotiert, hat für jeden einen eigenen 3-Monats-Zähler.
Welche Angaben brauche ich für Verpflegungsmehraufwand-Rechner?
Bereiten Sie Volle Reisetage (24 Std.), An-/Abreisetage bzw. Tage > 8 Std., Gestellte Frühstücke und Gestellte Mittag-/Abendessen vor. Verwenden Sie möglichst Werte aus Messung, Vertrag, Abrechnung oder einer anderen passenden Originalunterlage. Die Einheiten stehen direkt am jeweiligen Eingabefeld.
Wie kontrolliere ich ein Ergebnis beim Verpflegungsmehraufwand-Rechner?
Rechnen Sie zuerst den vollständigen Ausgangsfall und notieren Sie die Ausgabe. Ändern Sie danach nur eine Eingabe und vergleichen Sie erneut. Der dokumentierte Beispielslauf auf dieser Seite ergibt 100,8 € und dient als technischer Funktionstest, nicht als Vorgabe für Ihren persönlichen Fall.
Welche Eingabe lässt sich für einen Szenariovergleich ändern?
Auf dieser Seite eignet sich beispielsweise Volle Reisetage (24 Std.). Der veröffentlichte Vergleich verändert nur diesen Wert von 3 Tage auf 4 Tage. So bleibt erkennbar, wodurch sich die Ausgabe verändert.
Welche Grenzen hat der Verpflegungsmehraufwand-Rechner?
Der Rechner verarbeitet ausschließlich die sichtbaren Eingaben. Nur Inlandspauschalen; für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze des Bundesfinanzministeriums. Keine Übernachtungs- und Fahrtkosten und keine Dreimonatsfrist bei längerer Tätigkeit an derselben Stelle Prüfen Sie das Ergebnis deshalb mit den auf dieser Seite genannten Unterlagen und Fachstellen.